No dia a dia corrido, manter o foco e arranjar tempo para fazer todas as atividades exige muito “malabarismo”. Mas para o coaching americano David Allen, criador do método de organização GTD, “Getting Things Done” ou “A arte de fazer acontecer”, organizar os compromissos é só uma questão de planejamento.
“Sua mente deve estar livre para criar e não preocupada em reter informações”, diz Allen, que criou o sistema de organização pessoal que promete ensinar a ter mais produtividade sem estresse.
Organização em etapas, a base do método de organização GTD
No Brasil, muitas pessoas já se tornaram adeptas do método e, inclusive, o usam como forma de trabalho. Esse é o caso de Thais Godinho, do blog Vida Organizada, que, em 2017, chegou a ter um canal no Youtube chamado “GTD Brasil”. Atualmente, ela continua na plataforma falando sobre outros processos de produtividade e planejamento de vida, mas se mantém fã e divulgadora da técnica que a ajudou a conquistar mais de 2,9 mil alunos para os seus cursos de organização pessoal.
O GTD propõe 5 passos práticos para realizar tarefas com mais foco, produtividade e menos estresse.
Confira as dicas propostas por David Allen:
- 1 – Capturar
Tire as ideias da cabeça e as coloque num lugar confiável que pode ser um papel, planner (planejador) ou celular. Isso porque, para o coaching, muitas coisas na cabeça sobrecarregam a mente e podem até gerar esquecimento.
- 2 – Esclarecer
Aqui entra a “Regra dos Dois Minutos”. A ideia é simples: se uma ação demorar menos que dois minutos, faça na hora. Se for demorar, delegue-a ou programe-a. O importante é acelerar processos de decisão e não procrastinar tarefas.
- 3 – Organizar
Uma vez esclarecidas as tarefas que precisam ser feitas, elas devem ser organizadas. Vale lembrar que, como muitas ações serão resolvidas na etapa do esclarecimento, os compromissos adiados e anotados precisam ter datas precisas para a execução. Além disso, as anotações também têm que ficar em um lugar de fácil acesso, como agenda, planner ou celular. Anote, realize!
- 4 – Refletir
De nada adianta organizar as informações e não revisá-las. É como, por exemplo, fazer uma lista de compras e não levá-la ao supermercado. A dica do GTD é reavaliar projetos de longo prazo semanalmente.
- 5 – Engajar
Mais do que eliminar tarefas da lista, o método propõe realizá-las com foco. Fazer um trabalho sem distrações ajuda a gerenciar o fluxo de trabalho e a manter a sensação de que se está no controle da situação.
Método exige ferramentas de organização como planners ou apps
Para saber mais detalhes sobre o Método GTD, a dica é ler o livro A Arte de Fazer Acontecer, best seller escrito por David Allen, cuja inspiração vem do conceito “mind like water” (em português, mente como água), que caracteriza o estado de mente limpa e consciência plena muito utilizada nas artes marciais. O processo é prático e pode ser feito por qualquer pessoa, mas pode se tornar ainda mais eficaz quando aliado a ferramentas como planners, agendas virtuais ou até mesmo um app desenvolvido para organizar tarefas com base na metodologia GTD.
